各学院、各部门：
校友是学校建设发展的宝贵资源，校友取得的成就是评价学校办学成果的重要指标，校友工作是学校办学实力和办学水平的重要体现。我校在长期的办学历程中培养了大批优秀人才，他们遍布祖国各地，为经济建设和社会发展做出了重要贡献，为母校赢得了荣誉。为进一步加强校友之间、校友与母校之间的联系，经研究决定开展《皖西学院校友信息库》编制工作，现将校友信息收集、整理与更新工作有关事项通知如下：
一、工作内容
编制《皖西学院校友信息库》
二、校友范围
凡符合下列条件之一者均属皖西学院校友：
1.我校的毕业生、肄业生和曾在学校学习或工作过的人员等。
2.皖西学院继续教育学院及前身和所属单位的毕业生、肄业生、培训班学生等。
3.我校聘请的兼职教授、名誉教授、特聘教授及其他兼职人员等。
以上学校包括皖西学院、原六安师范专科学校、原皖西联合大学、原六安师范学校。
三、工作安排
（一）教职工校友信息收集
1.人事处负责收集整理现在校工作（包括曾在校工作）教职工信息和我校聘请的兼职教授、名誉教授、特聘教授及其他兼职人员等校友信息。
2.离退休工作处负责收集整理离退休教职工信息。
相关部门根据实际情况自行设定汇总表格模板，于11月30日前将信息汇总表发送至校友工作办公室邮箱：xyb@wxc.edu.cn。（以下邮箱同）
（二）全日制普通学生校友信息收集
1.根据目前学校二级学院的设置情况，以班级为单位，收集和整理校友信息，历届校友按专业归属到现相关学院。
2.档案馆负责提供毕业生名册（含进修班学生），并于11月30日前将电子稿发送至校友工作办公室邮箱。
3.学生处负责提供历届毕业生派遣名册，并于11月30日前将电子稿发送至校友工作办公室邮箱。
4.校友工作办公室汇总整理各方材料，反馈给各二级学院。各学院根据提供的学生名册，依靠原班级的辅导员、班主任，同步填写附件《学院校友信息登记表》，于12月15日前将电子稿发送至校友工作办公室邮箱。
5.毕业生校友可登录校友会网站（http://xyh.wxc.edu.cn/）进入信息收集栏网上填写，或扫描附件皖西学院校友信息采集二维码（毕业生）填写校友信息，学校校友办将定期反馈至相关单位。
（三）继续教育脱产生、函授生校友信息收集
继续教育学院负责分批收集、整理和校对学校历届脱产生、函授生名册及通讯信息，并参照《皖西学院校友信息登记表》的统一格式，于12月15日前将电子稿发送至校友工作办公室邮箱。
四、相关要求
（一）高度重视，加强统筹。各二级学院、相关部门要充分认识到校友信息收集和整理工作的重要性，要充分调动广大师生特别是原班主任、辅导员、已退休的老领导、老教师、老干部的积极性，全体师生员工应积极提供相关信息和材料，积极配合二级学院和相关部门做好校友信息的收集和整理工作。
（二）明确职责，抓好落实。毕业生校友信息收集工作本着“从何处毕业，由何处负责”的原则，各二级学院要切实利用校友联络、校友返校、校友活动、QQ群微信群等途径和载体，系统有效收集校友信息。各相关部门要指定专人落实相关工作，电子稿要及时规范发送至指定邮箱：xyb@wxc.edu.cn。各单位在信息收集报送过程中要注意妥善保管校友信息，确保信息不外传，不泄露。
（三）动态完善，长效推进。各二级学院、相关部门要定期与校友取得联系，通过走访校友和邀请校友返校座谈、开展讲座和学术交流等多种形式，及时向校友传递学校建设与发展信息，增进校友与母校的交流、互动与合作，建立健全校友信息收集与整理的长效机制，定期更新完善校友信息库。要将校友信息收集整理工作与校友资源挖掘、校友感情联络、校友组织建设等工作有效结合，推动校友工作持续深入有效开展。
联系人：许锐敏 电话：3306458
党委（校长）办公室
2021年11月17日
附件：1.皖西学院校友信息采集二维码（毕业生）
